05-03-2008

Standardvedtægter for lokalarkiver i Esbjerg Kommune.

5 1 Navn, hjemsted og arbejdsområde
Bramming Byhistoriske Arkiv er en selvejende institution. Dets hjemsted og
arbejdsområde er Bramming sogn i Esbjerg Kommune.

2 Formål

Arkivets formål er at

Indsamle, registrere og bevare Arkivalier, billeder, film- og lydoptagelser, trykt materiale
og andre data uanset medium af ikke kommunal og ikke – statslig proveniens med
tilknytning til Bramming Sogn, dets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i
fortid og nutid.

Stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for
tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke
interessen for Bramming Sogns historie.

5 3 Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan
garanteres.

4 Organisering
Bramming Byhistoriske Arkiv er organiseret under Arkivudvalget for Esbjerg Kommune,
deltager i møder, kurser, fællesregistreringer og andet arrangeret af dette.

5 Bramming Byhistoriske Arkiv er medlem af en landsdækkende arkivorganisation, der kan
godkendes af Arkivudval get. Arkivet er desuden medlem af den regionale kreds.

I øvrigt samarbejder Bramming Byhistoriske Arkiv med andre arkiver og beslægtede
organisationer og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.

6 Styrelse
Bramming Byhistoriske Arkiv forestås af en styrelse på fem medlemmer. Styrelsen er
selvsupplerende
Styrelsen konstituerer sig selv hvert år med formand og kasserer og fastlægger i øvrigt
selv sin forretningsorden Der laves referat af møderne. Arkivlederen fungerer som
styrelsens sekretær. Formand og kasserer tegner Bramming Byhistoriske Arkiv.

7 Styrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift,
samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til de gældende regler.

Styrelsen ansætter / afskediger det øvrige personale i samråd med Arkivlederen.

8 Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende i
godkendte Arkivmaterialer, og er forsvarligt registreret efter retningslinier, der er
godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.

9 Styrelsen påser, at arkivets samlinger er offentligt tilgængelige under opsyn efter de
gældende tilgængelighedsregler i en fast, bekendtgjort åbningstid mindst én gang

månedligt.

10 Arkivalier med særligt personfølsomme oplysninger (personsager og lignende), som er
utilgængelige i en vis periode, kan opbevares i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, indtil
tilgængelighedsfn'sten er udløbet

Side 1 af 2

05-03-2008
Standardvedtægter for lokalarkiver i Esbjerg Kommune

5 11 Kommunale og/eller statslige arkivalier Bramming Byhistoriske Arkiv har i sine
samlinger, eller som det måtte modtage, afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv.

12 Arbejdsplan
Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen
heraf:

5 13 Økonomi
Bramming Byhistoriske Arkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud
fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.

14 Penge som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et
pengeinstitut.

15 Arkivets regnskab følger kalenderåret.

Arkivets regnskab revideres af 2 regnskabskyndige personer og underskrives af arkivets
styrelse

5 16 Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen og budgettet for det
følgende år til Esbjerg Kommune via Esbjerg Byhistoriske Arkiv til godkendelse samt til
øvrige tilskudsgivere.

17 Opløsning
Er der ikke grundlag for arkivets drift eller ophører Bramming Byhistoriske Arkiv af en
eller anden grund, deponeres samlingerne i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, så deres forbliven
i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.

Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter godkendelse i Esbjerg
Byråd.

18 Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft efter vedtagelsen samt godkendelse i Arkivudval get for Esbjerg
Kommune samt den anerkendte arkivorganisation, man søger medlemskab hos.

5 19 Vedtægtsændringer
Disse vedtægter kan ændres på forslag fra styrelsen.. Vedtægtsændringer skal godkendes
af Arkivudvalget for Esbjerg Kommune, Esbjerg Kommune samt den arkivorganisation,
man er medlem af.

Således vedtaget den 5. marts 2008.

Ellen Jensen – Birthe Hoffmann – Stig Hegn – Niels Erik Christiansen